Prio – Reconciliação de faturas
No contexto da gestão de frotas, garantir que os custos cobrados aos motoristas estão devidamente alinhados com as despesas reais é essencial para preservar a rentabilidade da operação. Um dos pontos mais críticos neste processo diz respeito à reconciliação dos custos de combustível.
A Prio Frota é atualmente uma das soluções mais utilizadas por operadores profissionais em Portugal, pela sua acessibilidade, simplicidade de gestão e abrangência da rede de abastecimento. Contudo, se os valores cobrados aos motoristas não forem cruzados com o que a Prio efetivamente fatura, existe um risco real de prejuízos acumulados.
Prio Frota e Prio Electric: dois serviços distintos
A Prio disponibiliza atualmente dois serviços para frotas:
- Prio Frota – destinado ao abastecimento de combustível convencional (gasolina e gasóleo)
- Prio Electric – focado no carregamento de veículos elétricos
Ambos os serviços emitem faturas com periodicidade semanal, quinzenal ou mensal, dependendo das preferências definidas na conta da empresa.
O primeiro passo: conhecer as faturas
Assim que uma nova fatura é recebida, é essencial começar por verificar:
- O período da fatura
- O número de identificação da fatura (ID)
- O valor total cobrado (com e sem IVA)
As faturas são recebidas por email ou podem ser consultadas diretamente no portal da Prio (secção “Conta Corrente”):
🔗 https://www.myprio.com/Account
Estas informações são fundamentais para que seja possível fazer uma reconciliação detalhada com os abastecimentos realizados pelos motoristas.
Confirmar se a fatura corresponde às transações
Para garantir que o valor cobrado está correto, deve aceder-se à secção de “Transações”:
🔗 https://www.myprio.com/Transactions
Neste espaço, é possível:
- Selecionar o período correspondente à fatura
- Consultar todas as transações realizadas nesse intervalo
- Verificar, no final da página, o valor total faturado nesse período
Se este valor coincidir com o total da fatura, pode considerar-se a reconciliação como correta.
E se os valores não coincidirem?
Caso exista uma diferença entre o total da fatura e o valor das transações, é necessário proceder a uma reconciliação item a item.
Aqui reside a maior dificuldade: os itens na fatura da Prio não correspondem linha a linha às transações realizadas. A Prio agrega os abastecimentos por tipo de combustível, o que requer um trabalho adicional de validação.
Passos para validar os itens:
- Exportar as transações para Excel
- Filtrar a coluna “COMBUSTÍVEL” (tipo de combustível)
- Verificar, para cada item da fatura, se existe correspondência nas transações:
- Confirmar se a coluna “FATURA” tem o mesmo número de ID da fatura em análise
- Somar os litros correspondentes a esse tipo de combustível
- Comparar esse total com os litros indicados no item da fatura
Este processo deve ser repetido item a item, até encontrar eventuais discrepâncias.
E quando há diferenças?
Se, após a análise, for detetada alguma divergência, é recomendável:
📩 Contactar a equipa de suporte da Prio com os detalhes da fatura e da transação em questão
📎 Incluir capturas de ecrã ou ficheiros Excel com os dados comparativos
📌 Solicitar correção ou esclarecimento
Na maioria dos casos, a Prio responde de forma célere e esclarece a origem da diferença.
Por que razão é tão importante esta reconciliação?
Em muitas frotas, o custo do combustível é cobrado diretamente aos motoristas com base nas transações realizadas. No entanto, se esse valor não for confrontado com a fatura real da Prio, o operador poderá:
❌ Cobrar menos do que foi efetivamente gasto
❌ Suportar diferenças sem perceber a origem
❌ Perder margem de lucro sem dar conta
Automação e controlo com a GalgoSheets
Para evitar estes erros e poupar horas de trabalho administrativo, muitas frotas recorrem a soluções automatizadas como a GalgoSheets.
Com a GalgoSheets, é possível:
✅ Importar faturas da Prio Frota e Prio Electric
✅ Cruzar automaticamente os dados com as transações dos motoristas
✅ Identificar diferenças em segundos
✅ Gerar relatórios claros por motorista ou por período
✅ Garantir que os custos cobrados aos motoristas refletem exatamente os valores faturados pela Prio
A automatização deste processo reduz não só o risco de erros, como também liberta tempo para outras tarefas operacionais, enquanto reforça a confiança interna no sistema de gestão.
Conclusão
A reconciliação das cobranças da Prio Frota é um processo essencial para garantir a sustentabilidade financeira das frotas. Embora possa parecer técnico e moroso, existem ferramentas e metodologias que o tornam simples, preciso e eficaz.
Com processos bem definidos — e, idealmente, automatizados — os operadores podem garantir que não estão a perder dinheiro e que os motoristas estão a ser cobrados de forma justa e transparente.
